Projekt chápeme jako soubor činností, které mají předem stanovený a jasný cíl, začátek a konec. Pro efektivní plánování a rozvrhování jednotlivých činností a zdrojů je vhodné využívat moderní metody a softwarové vybavení, a proto jsme pro Vás vyvinuli modul – Projektové řízení. Jde o komplexní modul pro řízení projektů, vytvořený na platformě Microsoft Share Point. Uživatelské rozhraní je přehledné a odpovídá zvyklostem z Microsoft Office.

Jak řídit projekty?

1. Vytvoření nového projektu

  • Stanovení termínů zahájení a dokončení projektu.
  • Rozdělení projektu na jednotlivé činnosti a vytvoření úkolů v projektu.
  • Určení klíčových a kritických termínů a mezníků projektu a s tím související termíny plánovaných porad.
  • Odhad předpokládané doby trvání každého úkolu, návaznosti a předpokládané požadavky na finanční, technické, materiálové a personální zdroje.
  • Sestavení pracovního týmu z interních pracovníků i externích kontaktů a definice přístupových oprávnění do systému pro zobrazení vybraných částí projektu.
  • Stanovení rozpočtu na realizaci.
  • Při často opakovaných typech projektů jsou jednotlivé úkoly i požadavky na obsazení role v týmu uloženy v šabloně projektu, do které lze uložit i související dokumentaci (šablony smluv, harmonogram, průvodních a závěrečných zpráv, protokolů apod.).
  • Při založení nového projektu ze šablony zvolí projektový manažer typ projektu a související úkoly, týmové role, požadavky na dokumentaci a související šablony porad doplní systém.

2. Realizace projektu

  • Projektový manažer kontroluje plnění úkolů a termínů přidělených členům týmu v několika typech přehledů, a to v tabulce, v kalendáři, na časové ose nebo pomocí Ganttova diagramu.
  • Členové týmu si mohou odfiltrovat a zobrazit ty úkoly a termíny k projektu, které se jich bezprostředně týkají a průběžně vkládat zápisy o plnění a dokončení.
  • Fulltextové vyhledávání v systému usnadňuje přístup k uloženým údajům a dokumentům.
  • Pokud během realizace projektu při kontrolních poradách vzniknou nové úkoly (které nebyly plánovány před zahájením projektu), je možné vytvářet je v systému a přidělovat členům týmu přímo na kartě zápisu z porady.
  • Skutečné náklady na projekt jsou sledovány na samostatné kartě vkládáním jednotlivých nákladových položek a souhrn skutečných nákladů systém zobrazí i v tzv. košilce projektu.
  • Součástí systému je funkce Reporting Services od Microsoft, ve které projektový manažer může sledovat např. vykázaný čas členů týmu na úkolech k projektu.

3. Vyhodnocení úspěšnosti projektu

  • Závěrečný report k projektu obsahuje nejen skutečný termín dokončení, ale také skutečné doby realizace jednotlivých úkolů a skutečné náklady.
  • Pokud během realizace projektu vznikly nové, původně nepředvídané úkoly, porady nebo prodlevy a kritická místa, je vhodné tyto situace po dokončení projektu analyzovat a následně je zapracovat do šablony pro využití u budoucích projektů.

Je šance se projektům vyhnout?

Projektům se nevyhnete prakticky v žádné oblasti podnikatelské i ekonomické činnosti jako např. při:

  • vývoji nových výrobků a jejich uvádění na trh,
  • konstrukci stroje na zakázku či instalace výrobní linky,
  • stavbě nebo rekonstrukci budovy, výrobní haly, sídla firmy, silnice a dopravní infrastruktury,
  • vývoji nového software,
  • marketingové kampani,
  • interním rozvoji organizace a zavádění nových systémů,
  • a další činnosti menšího či většího rozsahu.
Pokud stále řídíte vaše projekty pouze na základě intuice, tak jste se určitě nevyhnuli prodlevám, plýtvání času i prostředků a realizaci projektů se vám tak mnohonásobně prodražuje nebo dokonce až znemožňuje.